TribeScale, la alternativa a WhatsApp para empresas

Recientemente ya descubrimos en un artículo de nuestro blog “los 7 peligros de usar WhatsApp en la empresa”, y al final del mismo presentamos nuestro producto, TribeScale, una especie de “WhatsApp para empresas” como una posible alternativa.

Sin embargo, habéis sido muchos los que a raíz de ese artículo nos habéis pedido más información de por qué TribeScale es la gran alternativa a WhatsApp para el trabajo, y por lo tanto, ahora nos toca a nosotros explicaros por qué estamos tan convencidos que nuestra solución es la mejor alternativa a WhatsApp para empresas.

Una de las principales razones de porque estamos convencidos que funciona es que llevamos meses trabajando en el producto y “comiendo nuestra propia comida de perro”.

Y durante éstos meses de uso interno, así como de beta privada en diferentes empresas y sectores, hemos comprobado que realmente funciona, y que la comunicación en nuestra empresa y las empresas que han participado en nuestra beta, ha mejorado significativamente.

TribeScale, la alternativa a WhatsApp para empresas y equipos

En TribeScale, siempre hemos tenido como misión ayudar a las empresas a acelerar su crecimiento, y prácticamente desde el inicio, fue cuando identificamos que uno de los principales factores que impiden a las empresas crecer de forma exitosa es su forma de comunicarse. Y especialmente, la forma de comunicar la información crítica de nuestra empresa, la visión, las decisiones estratégicas, los planes de acción,…

A raíz de ese descubrimiento evaluamos los principales canales y herramientas que utilizan las empresas y equipos de trabajo para comunicarse con sus empleados, destacando los siguientes:

Los Cuatro Jinetes del Apocalipsis “Productivo” en la empresas

1. El Email

No vamos a descubrir aquí los problemas a nivel de productividad en las empresas derivados por un mal uso del correo electrónico, sin embargo si que vamos a destacar uno de los problemas bastante comunes y que desde el primer momento quisimos solucionar en TribeScale: el problema de los mails que tratan multiples temas importantes y que requieren la participación de uno o varios miembros del equipo.

Estamos hablando de esos famosos mails interminables, con copia a varios integrantes de nuestro equipo, y con varios puntos a discutir y que acaban convirtiéndose en interminables mails con comentarios insertados uno dentro de otro y con cientos de colores para diferenciar las respuestas de uno y otro.

¿Cómo solucionamos éste problema en TribeScale?

Con las conversaciones estructuradas.

“Pon orden a tus conversaciones, ideas y decisiones, de la misma forma que gestionas tus estanterías, cada cosa en su sitio.”

En TribeScale puedes crear una conversación con un objetivo específico y añadir los diferentes temas a tratar para que los participantes puedan contribuir a cada uno de ellas de forma ordenada y estructurada. De esa forma los participantes no solo pueden aportar sus opiniones de una forma ordenada, sino que les permite avanzar en el conjunto de la conversación de forma progresiva para cumplir el objetivo final, y al mismo tiempo luego poder analizar y evaluar si fuera necesario el origen de las decisiones y tareas resultantes de esa conversación.

Conversaciones estructuradas, whatsapp para empresas

2. Las reuniones

Todo el mundo coincide en afirmar que las reuniones de trabajo suelen ser odiosas o como dicen los anglosajones “meetings suck”. En TribeScale nos dimos cuenta de que efectivamente muchos equipos pierden gran parte de su tiempo en reuniones, siendo muchas de ellas innecesarias o incluso improductivas. Se calcula que de media, un directivo gasta más del 65% de su tiempo en reuniones, mientras que el resto de empleados dedica aproximadamente el 35% a esta tarea.

Cada vez somos más conscientes que tenemos un problema con nuestras reuniones: son costosas, ineficientes y siempre llegan en el momento menos adecuado.
Sin embargo, también podemos afirmar que no podemos vivir sin ellas. Y no podemos vivir sin ellas porque las reuniones marcan el ritmo de nuestras empresas, es el lugar de donde tomamos decisiones y nos coordinamos para la acción. Sin ellas la empresa no avanzaría, pero con ellas, y de la forma en las que las hacemos actualmente, no siempre avanzamos a la velocidad adecuada.

Muchos expertos encuentran el equilibrio en el tiempo dedicado a las reuniones, gracias a las reuniones de ritmo, sin embargo, y en casos donde la empresa tiene a parte de su equipo remoto, o bien tienen a un equipo directivo en constante movimiento y con las agendas saturadas, es necesario utilizar herramientas complementarias para que ese tipo de reuniones tan importantes no se dejen de hacer.

¿Cómo solucionamos éste problema en TribeScale?

Con las reuniones de ritmo guiadas.

“Basados en las mejores prácticas de expertos en reuniones y gestión de empresas hemos seleccionado las reuniones de ritmo más beneficiosas para las empresas, y en cada una de ellas, sugerimos una agenda con los temas a tratar en cada una de ellas.”

En TribeScale decidimos que si Mahoma no iba a la montaña, teníamos que hacer que la montaña fuera a Mahoma, por lo que decidimos que si las empresas no estaban llevando a cabo las reuniones de ritmo clave para crecer con éxito, debíamos llevar esas reuniones clave a una plataforma flexible, remota y asíncrona para que nada impida realizarlas.

Por ese motivo diseñamos una herramienta capaz de adaptarse a todos los escenarios y situaciones. De esa forma, puedes elegir reemplazar el 100% de tu reunión y llevar toda la comunicación a través de TribeScale, como si de un grupo de WhatsApp se tratara pero con todas nuestra herramientas orientadas a la empresa. Un verdadero WhatsApp para empresas.

O bien utilizar de TribeScale como soporte a la reunión, tratar los temas menos críticos y avanzar algunas cuestiones antes de la reunión, de forma que todos los participantes asisten a la reunión con los deberes hechos, y en caso de quedar temas pendientes durante la reunión, se pueden seguir tratando de forma asíncrona de nuevo en TribeScale y acabar de tomar las decisiones importantes a posteriori.

Pero más allá de éstas dos ventajas, hemos querido ir un paso más allá y decidimos consultar a los mejores expertos en reuniones, comunicación y gestión de empresa, para que nos ayudaran a seleccionar las reuniones imprescindibles que deben tener todas las empresas, y que además nos ayudasen a diseñar la agenda perfecta para cada una de ellas.

WhatsApp para empresas, plantillas reuniones

3. La mensajería instantánea

La mensajería instantánea no solo ha supuesto un gran cambio en la forma que nos comunicamos en nuestro ámbito personal, sino que cada vez más en el ámbito profesional ha irrumpido con fuerza y sin que nadie pueda evitarlo.

Entre ellas, herramientas como WhatsApp, se utilizan de forma a diaria en las empresas, con la gran cantidad de problemas que ellos supone, uno de los más destacados el de la seguridad y confidencialidad.

Sin embargo, no podemos evitar dejar de utilizarlos ya que la inmediatez y disponibilidad que nos ofrecen éstas herramientas son muy útiles para resolver las urgencias que irrumpen en nuestro día a día.

¿Cómo solucionamos éste problema en TribeScale?

Con un sistema de mensajería seguro y confidencial en un entorno móvil y en tiempo real.

En TribeScale desde el primer momento decidimos que nuestro producto tenía que nacer móvil. Y tenía que ser móvil para poder comunicarte con tu equipo donde y cuando quieras.

A través de TribeScale tratamos temas clave para nuestro negocio, finanzas, estrategia, decisiones clave,… y lo hacemos con la comodidad de poder hacerlo en el momento y lugar más adecuados para participar y aportar valor en la conversación.

Y todo ello de forma segura y confidencial. Todas las conversaciones en TribeScales están encriptadas para garantizar su confidencialidad, ni siquiera nosotros podemos saber los temas que están tratando nuestros usuarios.

Si nuestra misión es conseguir llevar tus conversaciones cruciales en nuestra plataforma, no solo debemos garantizarte herramientas para poder llevarlas a cabo de la forma más adecuada, sino que al mismo tiempo, queremos garantizar que esas conversaciones las realizas en un entorno 100% seguro y privado.

4. Las llamadas telefónicas

El último de los puntos a resolver eran las llamadas telefónicas, y de nuevo pusimos el foco en un problema en particular, el de la transparencia.

Cuando hablamos de transparencia en el caso de las llamadas, nos referimos al típico problema al tratar algunos temas y decisiones con uno de los socios o integrantes del equipo, y luego tener que informar al resto. Éste tipo de situaciones tienen dos grandes problemas, el primero, el de la desconfianza que genera en algunas personas que se traten previamente temas y decisiones sin ser participes, y el segundo, el de al compartir las conclusiones darse cuenta gracias a las aportaciones del resto de participantes que las decisiones previas son erróneas, y por lo tanto que esa discusión previa no sirvió de nada.

¿Cómo solucionamos éste problema en TribeScale?

Con las conversaciones en grupo orientadas a la toma de decisiones y acción, todo ello recogido en un “acta” automática para que todo el mundo esté alineado en tiempo real.

En TribeScale, cuando tenemos que tomar decisiones las discutimos dentro del tema relacionado o bien creamos una conversación específica en caso de ser una decisión más crítica y requerir más participación. De esa forma desarrollamos toda la conversación y discusión a través de nuestro chat avanzado de forma que los participantes pueden marcar mensajes como destacados, tareas o decisiones.

De esa forma no se pierde información relevante o todos se sienten participes de las decisiones tomadas. Además, a medida que se avanza en la conversación se genera un acta automática en base de los mensajes que marcamos como tarea, decisión y destacado, permitiendonos, una vez concluida la conversación compartir con personas que no han participado en ella, un resumen de los puntos más importantes y de sus conclusiones.

De éste modo todo el equipo está motivado ya que siente que participa en las decisiones importantes de la compañía, y al mismo tiempo estamos todos alineados e informados al momento del devenir de la empresa, una ventaja competitiva clave en un mundo de constante cambio.

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El beneficio en las empresas

Los casos que hemos visto con anterioridad son solo algunos ejemplos de soluciones que hemos implementado para mejorar la comunicación de las empresas, sin embargo, cual es el impacto que hemos identificado como resultado de su uso:

  • Equipo alineado y motivado. Como hemos comentado en el último punto, abrir el proceso de toma de decisiones y la participación a un mayor número de personas en la empresa nos ayuda a tener a nuestros equipo más alineados y motivados. Y no sólo eso, en nuestro caso, nos ha ayudado a encontrar soluciones que no nos habíamos planteado.
  • Mejora la productividad y eficiencia. Al dedicar menos tiempo a reuniones inefectivas, y tener menos interrupciones a lo largo de nuestro día a día, hemos conseguido avanzar más rápido en las tareas clave de la empresa. Ese tipo de tareas que se nos atascan si no conseguimos encontrar ese espacio de tiempo concentrados y en flow para poder sacarlas adelante.
  • Mejora la felicidad en la empresa. Tener la posibilidad de poder participar en una reunión cuando quieras y donde quieras permite no solo avanzar mejor en las tareas del día a día, sino que también permite conciliar mejor la vida laboral y personal, y poder adaptar tu agenda a tus necesidades y rutinas.
  • Acelera la toma de decisiones. Cuantas veces se pospone de forma interminable una decisión importante en nuestras empresas al no encontrar nunca el momento adecuado para que las personas clave se reunan y se dedique el tiempo necesario para encontrar la solución. Poder llevar a cabo las reuniones de una forma síncrona permite que todo el mundo pueda participar desde el primer momento, sin que problemas de sincronización de agendas nos lo impida.
  • Atraer más talento. Cada vez es más complicado encontrar talento para nuestra empresas. Y todos somos conscientes que el mayor valor de las empresas son sus las personas que lo conforman. Hoy en día son cada vez más las empresas que trabajan con equipo de forma remota, o ofrecen como beneficios sociales a sus empleados poder trabajar de forma remota algún día a la semana. Gracias a herramientas como TribeScale que permiten llevar a cabo reuniones y comunicarte con tu equipo desde cualquier lugar ya no tenemos los problemas de comunicación que nos impiden implantar esas políticas en la empresa y poder ser más competitivos a la hora de captar talento.
  • Mejorar los resultados. Éste último punto es una consecuencia de los puntos anteriores, al fin y al cabo, si tomamos mejores decisiones y de forma más rápida, tenemos a gente con talento en nuestras empresas, están motivados y alineados en pos al objetivo, y trabajan de forma productiva y eficaz sin impedimentos, ¿cómo no vamos a mejorar nuestro resultados?

Seguimos mejorando, ¡participa en nuestra beta!

Ahora que ya conoces TribeScale un poco mejor, y ves que no solo somos la mejor alternativa a WhatsApp para empresas, sólo me queda invitarte a probarlo y formar parte del grupo de empresas que nos están ayudando crear el producto perfecto para ayudar a las empresas a tener éxito mejorando su comunicación.

Aplica a la beta haciendo clic en este botón para conseguir acceso gratuito.

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