Trabajo en equipo. La revolución que AÚN está por llegar

Mucho se ha escrito y hablado sobre el trabajo en equipo en la empresa; es cierto, parece que es un ámbito del que no se puede decir mucho más. Pero si has llegado hasta este artículo y te ha llamado la atención su título, es porque posiblemente nada de lo que has leído anteriormente te haya funcionado. No te preocupes, no eres el único: sólo hace falta hacer unas cuantas búsquedas en Google para darse cuenta de que hay miles de resultados sobre este tema que repiten la misma serie de consejos; consejos un tanto simples e ingenuos que cualquier persona ya domina sin la necesidad de que nadie se tenga que tomar la molestia de escribir un artículo para contárselo.

Aún así, todavía hay muchas empresas que creen que trabajan en equipo únicamente porque están formadas por más de una persona. ¿Suena lógico verdad? “Trabajamos en equipo porque somos un grupo de personas trabajando en un mismo proyecto”. No, esto no es así. Si tu definición de equipo de trabajo es igual a trabajo realizado por más de una persona, este artículo no es lo que estás buscando.

En este artículo vamos a dar las claves del verdadero trabajo en equipo. Un trabajo preciso y coordinado cual reloj suizo, un trabajo basado en las metodologías más efectivas según la ciencia, el trabajo que llevan a cabo los equipos más innovadores del mundo como Tesla, Google o Virgin, el trabajo que diferencia a las empresas de élite de todas las demás. ¿Quieres conocerlo? Continúa leyendo…

Que es el trabajo en equipoEl nuevo equipo de trabajo. Cambio en el paradigma organizacional

Los modelos tradicionales de organización y trabajo en equipo

Los modelos tradicionales de trabajo tienen una estructura vertical, en otros términos: una estructura en la que el manager establece una estrategia, coordina los recursos, dicta unas tareas y supervisa el cumplimiento de las mismas. El jefe manda y los empleados obedecen. Es un modelo que funciona, no lo podemos negar, pero aún así parece que no es el modelo óptimo de estructura de equipo. Estas son algunos de los problemas que presenta:

  • Las capacidades del manager tienen demasiado peso específico dentro del equipo. Un mal manager con esta estructura puede hacer que todo un equipo fracase.
  • Una autoridad tan marcada puede provocar que el resto del equipo se vea intimidado a la hora de proponer ideas que difieran de las del manager. La innovación se puede ver coartada.
  • Al depender toda la organización del manager, el equipo puede verse incapacitado en sus ausencias por enfermedad o vacaciones.
  • Un manager en una estructura vertical tiene que dedicar tanto tiempo a tareas de coordinación que apenas le queda tiempo para tareas estratégicas o de visión en las que realmente aporte valor.

¿Cómo podemos mejorar esta estructura de manera que fomente el trabajo en equipo?

Las investigaciones sobre el trabajo en equipo efectivo

Desde hace unos años el modelo de equipo de trabajo ha experimentado importantes cambios. Las empresas más innovadoras han invertido millones de dólares en investigación para encontrar las configuraciones de equipo más efectivas. Por ejemplo Google creó el proyecto secreto Aristóteles en el que puso a trabajar a sus mejores estadistas, ingenieros, psicólogos y expertos en recursos humanos para encontrar la mejor configuración de equipo posible. Las principales conclusiones de esta investigación fueron:

  • Los equipos más productivos no eran necesariamente los que tenían a los miembros más capacitados.
  • Los equipos en los que sus miembros participan en las discusiones de manera equilibrada, es decir, todos participan más o menos en la misma proporción, son más efectivos.
  • Los equipos en los que la sensibilidad social media de sus miembros es alta, son más productivos.

* la sensibilidad social es el grado de identificación y compromiso de una persona para con sus semejantes y la sociedad en general. (En este caso la identificación y compromiso con el equipo)

Estas conclusiones se resumieron en un sólo punto. Para que el trabajo en equipo sea más efectivo, se necesita crear un clima de seguridad psicológica (psychological safety). Esto es el sentimiento compartido por los miembros de un equipo de que el equipo es un lugar seguro para tomar riesgos interpersonales, es decir, para poder hablar sin avergonzarse, tener miedo a ser castigado o sentirse rechazado.

En los equipos verticales la seguridad psicológica se ve comprometida y este es uno de los motivos que ha llevado a muchas empresas hacia modelos de equipos de trabajo más horizontales. De todos modos, más adelante analizaremos otras ventajas de los modelos horizontales frente a los verticales que nos pueden dar una perspectiva más clara de lo que realmente significa trabajo en equipo.

El nuevo modelo de organización y equipo de trabajo

La estructura de los equipos es el principal problema con el que se encuentran los líderes de las empresas en materia de recursos humanos según un estudio de la consultora Deloitte. Y es que la transición desde los modelos de equipo tradicionales hacia modelos más efectivos está resultando más lenta de lo que podía parecer. Aún existen muchas resistencias para poder conseguirlo y muchos managers siguen desconfiando de las estructuras horizontales de trabajo.

En la actualidad, las empresas más punteras tienden a crear organizaciones más planas y equipos de trabajo no tan jerarquizados. Los modelos horizontales de organización (modelos en red) han demostrado mejorar notablemente el trabajo en equipo. Pero ¿qué es un equipo de trabajo horizontal o de red?.

A pesar de que pueda sugerir lo contrario, en los equipos horizontales sigue habiendo un manager o líder de grupo. Este líder es el responsable de establecer la dirección que debe tomar el equipo para alcanzar los objetivos, sin embargo, en este proceso está envuelto todo el equipo. Como podemos ver en el gráfico, los equipos horizontales tienen estructura de red en la que la colaboración entre los miembros es más habitual y el trabajo en equipo se ve potenciado. Los miembros del equipo son los encargados de identificar las acciones prioritarias a realizar teniendo en cuenta las necesidades de la dirección y las metas específicas del equipo. Además, todo el equipo participa también en la parte táctica planeando qué procesos ha de seguir, qué recursos va a necesitar y qué roles serán los encargados de llevarlas a cabo. Esta colaboración ayuda a que mejore el alineamiento de los miembros y fomenta el sentimiento de pertenencia al grupo.

Entender las diferencias entre las estructuras verticales y horizontales de organización de equipos es esencial para entender qué es el trabajo en equipo y qué no lo es.

Trabajo en equipo entre equipos de trabajo

Para que una empresa sea altamente efectiva no sólo tiene que conseguir que sus empleados trabajen en equipo, sino que también sus equipos trabajen en equipo. ¿Qué quiere decir esto? Pues que no sirve de nada si el departamento de marketing trabaja en equipo de una forma fabulosa, si luego no tiene ninguna clase de relación con el departamento de ventas o el de producto. La colaboración entre los diferentes equipos de trabajo en una empresa es esencial y se deben aplicar las mismas técnicas de trabajo que se aplican a nivel de equipo.

¿Pero cómo sería el trabajo entre equipos ideal? Según los estudios de Deloitte esta nueva estructura tendría una forma de “red de equipos”. Esta red de equipos tendrá que trabajar a su vez como un equipo y compartir las siguientes claves para el éxito:

  • Valores y cultura de empresa comunes
  • Transparencia en los objetivos y los proyectos
  • Circulación fluida de la información

Trabajo en equipo en la empresa¿Qué es el trabajo en equipo? ¿Qué no lo es?

Para poder definir correctamente qué es el trabajo en equipo voy a explicar primero qué no lo es a través de unos ejemplos:

  • Trabajo en equipo no significa reunirse con los compañeros cada cierto tiempo para poner en común dudas o sugerencias.
  • Trabajo en equipo no significa llevarse bien con los compañeros y el jefe y cenar juntos por Navidad.
  • Trabajo en equipo no significa escuchar las opiniones de los demás…(y hacer luego lo que nos da la gana).
  • Trabajo en equipo no significa pedirle al informático que nos ayude a guardar el PDF que tenemos que enviar con urgencia.
  • Trabajo en equipo no significa trabajar en un proyecto común.

Esto que hemos nombrado no son ejemplos de equipos de trabajo sino grupal. El verdadero trabajo en equipo, el que las empresas más eficientes ponen en práctica, es mucho más que todo esto, es una metodología basada en unos principios claros.

Los 4 componentes del trabajo en equipo

El trabajo en equipo está compuesto de 4 elementos fundamentales: La comunicación, la coordinación, el ritmo y los objetivos. Por supuesto, para que se puedan desarrollar de forma efectiva estos 4 componentes, es necesario que se den las condiciones necesarias en el entorno. Sin una seguridad psicológica, la comunicación no va a ser efectiva, si la coordinación depende sólo del manager, este no tendrá tiempo suficiente para la planificación de los objetivos etc.

¿Pero cómo interactúan estos elementos entre sí? Veámoslo en el siguiente gráfico:

Gráfico funcionamiento de TribeScale1. Definir unos objetivos de equipo

El primer paso para trabajar en equipo de manera eficaz consiste en establecer unos objetivos. Estos objetivos estarán determinados por las necesidades de la empresa y se consensuarán entre los miembros del equipo. Los objetivos suelen tener un carácter cualitativo y son en muchas ocasiones subjetivos, por ejemplo: “Conseguir desarrollar un producto que supere las expectativas de nuestros clientes”. Estos objetivos tienen en parte una función motivadora y de visión, pero a efectos prácticos es necesario asociarlos a unos resultados clave que definan si el objetivo ha sido cumplido o no. Siguiendo con el ejemplo anterior, podríamos asociar a ese objetivo los resultados clave: “Conseguir una valoración superior a 7 sobre 10 por nuestros clientes” y “Conseguir más de 1.o00 ventas el primer trimestre”. Estos resultados clave también ayudarán al equipo a determinar si su avance hacia los objetivos es el adecuado. Si a finales del segundo mes están lejos de cumplir con los resultados clave establecidos, tendrán la opción de definir una nueva estrategia o probar una táctica diferente.

TribeScale TIP!

Este sistema de objetivos, llamado comúnmente OKR, es una práctica muy habitual en empresas como Google, Uber, LinkedIn o Intel (empresa en la que surgieron como metodología). Con TribeScale los equipos pueden establecer sus objetivos y llevar un seguimiento automático de los mismos a lo largo del tiempo, con su sistema de visualización de los objetivos todo el equipo podrá ver fácilmente lo cerca o lejos que están de alcanzarlos. 

2. Fomentar una comunicación fluida

La comunicación fluida es el primer eslabón hacia la consecución de los objetivos. Una buena comunicación de equipo fomenta la innovación, ayuda a detectar problemas y oportunidades, crea una cultura de empresa y permite que los miembros de un equipo tengan presente en todo momento los objetivos de la empresa, los del equipo y cómo encajan ellos en todo este esquema.

Cuando una empresa es pequeña, los problemas de comunicación son mínimos, pero conforme una empresa crece, estos problemas se multiplican. Es por este motivo que grandes empresas con grandes recursos y equipos a su disposición acaban siendo menos innovadoras que pequeñas startups con equipos y presupuestos reducidos. En las empresas grandes es común la aparición de silos de información, que son compartimientos estancos en los que la información ni puede entrar ni puede salir, normalmente estos silos se dan entre departamentos o equipos de trabajo que no se comunican entre sí. Pero además, puede llegar a haber casos de silos dentro de los propios equipos, por ejemplo si un miembro no informa de un evento importante al resto de miembros del equipo porque no se siente con la suficiente confianza para hacerlo.

TribeScale TIP!

TribeScale dispone de una especie de chat para empresas avanzado que permite una comunicación fluida y organizada en la empresa. A diferencia de otras herramientas de comunicación, TribeScale tiene dos niveles de estructura. En primer lugar se pueden crear grupos (para cada equipo de trabajo o proyecto) y en segundo lugar se pueden crear los temas, que son los asuntos que normalmente suele discutir un equipo determinado. De este modo es más fácil para las empresas saber dónde está la información y participar en el lugar adecuado. 

3. Coordinar los esfuerzos en una misma dirección

El siguiente paso para un trabajo en equipo eficaz es la coordinación de los miembros del equipo. Como ya hemos comentado, en las estructuras verticales tradicionales, esta coordinación corre a cuenta del manager o encargado de equipo. En cambio, en las estructuras de equipo horizontales, esta coordinación es trabajo de todos los miembros.

La coordinación es un proceso de sincronización e integración de decisiones, tareas y responsabilidades que aseguren que los recursos de una empresa son utilizados efectivamente para alcanzar los objetivos especificados. En ocasiones la coordinación se puede confundir con la comunicación, pero podemos entender la diferencia con un simple ejemplo.

“Comentar en una reunión qué estrategias se van a utilizar para conseguir nuevos clientes es comunicación. Definir en esa misma reunión quiénes se encargarán de poner en práctica estas estrategias, qué deberán realizar para ello, qué recursos necesitarán o qué plazos serán los óptimos es coordinación”.

TribeScale TIP!

Para mejorar la coordinación de los equipos, TribeScale implementa algunas funcionalidades avanzadas a su chat: Por ejemplo se pueden crear y asignar tareas a otros miembros del equipo, tomar decisiones o lanzar votaciones y encuestas para conocer la opinión del grupo. 

4. Establecer un ritmo

Por último, para un trabajo de equipo efectivo, no podemos olvidar el ritmo. Como Verne Harnish comenta en su libro “Dominando los hábitos Rockefeller” el ritmo es lo que diferencia la música del ruido y las empresas exitosas de los potenciales fracasos. De nada sirve que nos comuniquemos y nos coordinemos si lo hacemos de forma esporádica, intermitente o errática.

Muchas empresas y equipos del mundo cometen precisamente el error de no establecer un ritmo. Se reúnen cuando tienen problemas, se coordinan cuando todo se ha vuelto un descontrol y establecen objetivos cuando un directivo les pide que lo hagan. El problema de no establecer un ritmo es que siempre vamos un paso por detrás de las necesidades de la empresa.

Cuando un equipo es capaz de establecer un ritmo constante de comunicación y coordinación conseguirá evitar problemas antes de que surjan, tomar decisiones de manera más ágil e innovar y evolucionar de manera más constante. Pero ¿cómo se establece un ritmo? Depende de las necesidades específicas de cada empresa y del tipo de solución que se quiera adoptar. La fórmula clásica es a través de reuniones periódicas, (Daily Huddle, Weekly Retrospective, Monthly Strategic…) aunque ya sabemos todos los problemas asociados a las reuniones. Con TribeScale en cambio el ritmo se establece gracias a las preguntas automáticas, estas preguntas recurrentes evitan que todo el equipo tenga que reunirse y perder tiempo a la vez que organizan y muestran la información de una manera más clara y gráfica.

TribeScale TIP!

Para implementar el ritmo en un equipo es casi imprescindible utilizar alguna herramienta como TribeScale que lo incentive. Con TribeScale se crean una serie de preguntas automáticas que tienen una frecuencia determinada y que ayudan al equipo a crear este ritmo y a hacer un mejor seguimiento de los objetivos y tareas. Las preguntas automáticas en TribeScale son realmente útiles y te pueden ayudar desde a medir la motivación en el equipo hasta tener un sistema efectivo de Status Update

Ventajas del trabajo en equipo

Teniendo en cuenta este concepto de trabajo en equipo. ¿Qué pasaría si lo aplicáramos integralmente en los procesos internos de nuestra empresa? Estas son algunas de las ventajas competitivas que obtendríamos:

  • Mejora en la innovación: Al mejorar la comunicación, la información fluye. Esto permite que surjan conversaciones entre departamentos y personas que pueden aportar perspectivas frescas a la hora de desarrollar nuevas ideas. Se rompe con los silos de información, uno de los principales stoppers de la innovación.
  • Velocidad en la toma de decisiones: La velocidad en la toma de decisiones es un elemento crucial para las empresas que se quieran ser competitivas en mercados que estén en constante evolución. Si una toma de decisiones atasca el progreso de un equipo, este podría perder la ventaja competitiva frente a otras empresas. Los equipos que se comunican de manera efectiva son capaces de tomar decisiones más rápido porque ya manejan gran parte de la información necesaria para tomar la decisión, antes de encontrarse en la tesitura de tomarla. En las empresas que no tienen un buen sistema de trabajo en equipo, a la hora de tomar decisiones, pierden grandes cantidades de tiempo con los status updates y con la formación de una opinión de los miembros que participan en la decisión.
  • Equipo más alineado: Al establecer unos objetivos claros, con unos key results asociados, los miembros del equipo tendrán más claro cuál es camino a seguir de la empresa y cómo pueden ellos contribuir con su trabajo.
  • Detección avanzada de problemas: Los equipos que se comunican y coordinan con un ritmo periódico definido, no tienen que esperar a que surjan los problemas para tener que solucionarlos. La comunicación periódica les permite avanzarse a ellos.
  • Mayor autonomía personal: En los equipos de trabajo horizontales se pierde parte de la dependencia con el manager en favor de una mayor autonomía de grupo. Es decir, incluso en los momentos en los que el manager no está presente, el grupo puede tomar las riendas del equipo y seguir adelante con los objetivos establecidos. Esto se traduce en una mayor autonomía personal, evitando bloqueos en el flujo de trabajo.
  • Cultura de empresa: Uno de los beneficios directos del trabajo en equipo es una mejora en la cultura de empresa. También, la sensación de pertenencia al equipo aumenta y es más fácil atraer y retener el talento.

En definitiva, todos estos beneficios se traducen en una mejora exponencial de la productividad de las empresas. El trabajo en equipo hace que las empresas sean más competitivas y efectivas a la hora de alcanzar sus objetivos.

3 Herramientas para mejorar el trabajo en equipo

TribeScale

TribeScale - WhatsApp para empresas

A lo largo del artículo hemos hablado en varias ocasiones de TribeScale, la herramienta que hemos desarrollado para ayudar a las empresas a trabajar en equipo de manera efectiva. TribeScale es una plataforma all-in-one que ayuda a las empresas a mejorar en los cuatro pilares del trabajo en equipo: Comunicación, coordinación, ritmo y objetivos. ¿Cómo lo hace?

  • Comunicación: Basada en un chat para empresas  con funcionalidades avanzadas. A diferencia de otras herramientas de mensajería instantánea profesional, TribeScale estructura y organiza la comunicación en base a equipos y temas. De este modo toda la información queda ordenada y al alcance del equipo para que sea fácil navegar por ella.
  • Coordinación: TribeScale mejora la coordinación de los equipos gracias a funcionalidades como el gestor de tareas, la herramienta de toma de decisiones o el envío de encuestas y votaciones.
  • Ritmo: Con TribeScale se pueden crear preguntas automáticas que se lanzan a los miembros del equipo con la frecuencia deseada para establecer un ritmo en la empresa. Estas preguntas fomentan la mejora continua y el seguimiento del avance de los proyectos.
  • Objetivos: Para un trabajo en equipo de calidad, los objetivos son un elemento indispensable ya que son quienes marcan la línea a seguir. Con TribeScale se pueden crear objetivos por equipos y añadir key results (resultados clave) a cada uno de ellos. De manera automática TribeScale irá registrando el avance en dichos objetivos de modo que el equipo sabrá en todo momento cuál es su situación y podrán tomar medidas de corrección en el caso de que estas sean necesarias.

Puedes comenzar a utilizar TribeScale con tu equipo de manera gratuita. Para ello sólo tienes que registrarte en la web, crear tu tribu (equipo), invitar a tus compañeros y definir los objetivos.

Trello

Trello, herramientas trabajo en equipo.jpg

Trello es una de las herramientas de gestión de tareas más utilizadas en todo el mundo. Está basada en el método Kanban y su uso es realmente intuitivo. Trello se divide en tres elementos: Tablones, columnas y tarjetas. Los tablones representan cada uno de los proyectos en la empresa, las columnas los diferentes estados en los que se puede encontrar una tarea y las tarjetas son las tareas que se pueden mover entre las columnas y los tablones de la empresa.

Por ejemplo: En Trello puedes crear el departamento Marketing, con las columnas de estados de tareas: “por hacer”, “haciendo” y “hechas”. En la columna “por hacer” puedes añadir todas las tareas que tu equipo tenga pendientes y conforme estas tareas vayan cambiando de estado, podrán ser arrastradas a las otras dos columnas de estado.

De un simple vistazo el equipo podrá ver en qué está trabajando cada miembro.

G Suite (Antes Google Apps for Work)

G Suite - Herramientas de trabajo en equipo

Sin lugar a dudas G Suite es una de las suites ofimáticas más interesantes del mercado. Está basada en la nube y eso le da una flexibilidad total a la hora de gestionar y trabajar simultáneamente en todo tipo de documentos online (hojas de calculo, presentaciones, formularios, textos…) .

Con G Suite varias personas pueden estar editando un mismo texto desde lugares diferentes del mundo y estar viendo los cambios que los demás realizan de manera instantánea. Además con G Suite, siempre que dispongas de una conexión a internet podrás acceder a todos tus documentos e incluso subir archivos para que los miembros de tu equipo puedan descargarlos.

Espero que este artículo te haya resultado interesante y hayas podido visualizar la diferencia entre trabajar en grupo y trabajar en equipo. Comparte con nosotros en los comentarios cualquier sugerencia que te resulte interesante. Recuerda además que puedes comenzar a utilizar TribeScale hoy mismo con tu equipo de forma gratuita. Una herramienta creada específicamente para llevar el trabajo en equipo al siguiente nivel.

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Showing 3 comments
  • Estructuras Metalicas
    Responder

    Excelente aporte. Muchas gracias por la informacion!.

  • Sandy - Integracion laboral
    Responder

    Algo que requiere todo equipo para mejorar su comunicación y coordinación es la confianza, así como entender y valorar el trabajo de cada miembro del equipo, fortalecer la confianza con dinámicas que tengan el objetivo del trabajo en equipo lograra mayor fortalecimiento y una calidad alta en la comunicación de cada miembro del equipo generando resultados mas eficientes y satisfactorios.

  • yilber l
    Responder

    el talento humano es el principal elemento de una organización, y para ello este articulo nos brinda unas excelentes herramientas para el logro de objetivos y el trabajo en equipo de una empresa.

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