¿Qué es el Outsourcing? Guía para externalizar procesos y reducir costes

En 2016 se crearon en España más de 100.000 empresas; una cifra que no se superaba desde el 2008 como consecuencia clara de la crisis económica. Y es que crear y lanzar una empresa tiene unos costes muy elevados y en un escenario de incertidumbre es habitual que las inversiones se reduzcan y se tomen menos riesgos. En este artículo vamos a hablar precisamente de una alternativa para reducir costes empresariales: El outsourcing. Veremos qué es el outsourcing, ventajas y desventajas, ejemplos o incluso servicios de Outsourcing.

Con la práctica del outsourcing no sólo las empresas de nueva creación podrán beneficiarse de lanzamientos más ágiles sino que también las empresas consolidadas podrán mejorar sus márgenes delegando algunos de sus procesos a terceras partes especializadas. ¿Quieres ver cómo podría ayudar el outsourcing en tu empresa? ¡Entonces sigue leyendo!

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing es una práctica empresarial que consiste en externalizar diferentes procesos del negocio subcontratando a empresas o personas especializadas en ellos. Uno de los objetivos del outsourcing es reducir costes; se presupone que la empresa o el profesional contratados, como están especializados en un determinado proceso o trabajo, podrán reducir los costes de producción aumentando a su vez la calidad.

De igual modo, también es habitual el outsourcing cuando surgen tareas que no son estratégicas para el negocio o que por su temporalidad o volumen no merece la pena integrar.

Prácticamente es posible externalizar cualquier proceso o tarea de una empresa; pero no resulta recomendable externalizar todas aquellas que estratégicamente sean importantes para el negocio. Por ejemplo para un ecommerce puede ser interesante (y habitual) externalizar la gestión de envíos; pero no es interesante externalizar la selección de productos ya que podría suponer una pérdida de control en el rumbo del negocio.

Ejemplos de outsourcing

outsourcing

Para entender mejor qué es el outsourcing vamos a poner algunos de los ejemplos más habituales en diferentes industrias.

  • Marketing y publicidad: Algunas empresas, en lugar de crear departamentos de marketing, subcontratan todas las tareas promocionales a agencias especializadas o freelances del sector. El marketing requiere diferentes perfiles especializados
  • Logística: Es el mismo caso que el comentado en el apartado anterior. Si cada e-commerce tuviera que tener su propio sistema de reparto de mercancías, muy pocos serían viables. Lo habitual es externalizar esta tarea a una agencia de transportes o paquetería.
  • Fabricación: Uno de los sectores en los que el outsourcing es más habitual es la fabricación. Sobre todo porque las diferencias en los costes de producción que se pueden dar entre países es abismal. Sólo hay que ver como ejemplo cómo grandes empresas estadounidenses fabrican sus componentes en China o en la India. Es el caso de Apple que fabrica y ensambla sus dispositivos móviles en estos países.
  • Tecnología: Del mismo modo que la fabricación, la tecnología también es un área en la que el outsourcing tiene mucho sentido. Las empresas pueden tener necesidades tecnológicas puntuales (como el desarrollo de una web, de una App o la instalación de un CRM) que no pueden asumir de forma interna debido a los altos costes de integrar un equipo de desarrollo.
  • Servicios financieros: La contabilidad, la facturación o las presentaciones de impuestos y retenciones son procesos muy estandarizados y que normalmente se subcontratan a empresas especializadas. A pesar de ser necesidades recurrentes, no son continuas, por lo que hacerlas estas tareas internamente sólo tiene sentido en empresas de cierto tamaño.
  • Servicios legales: Aunque muchos negocios pueden requerir habitualmente de servicios legales, tener un equipo de abogados en plantilla resultaría muy costoso.
  • Soporte al cliente: Muchas empresas subcontratan el soporte al cliente a empresas especializadas con centralitas de llamadas. Estas son capaces de ejecutar un guión de atención al cliente con las dudas más frecuentes y los problemas más habituales. Subcontratando el soporte al cliente se consiguen reducir los costes, pero también es un punto crítico en la relación con nuestros clientes así que en el caso de que se haga mal, puede tener un impacto negativo en el negocio.

Quizás en este breve listado de ejemplos de outsourcing no aparezca ninguno aplicable para tu negocio, pero seguro que te sirven de referencia para encontrar los procesos en tu empresa que podrías subcontratar.

Ventajas del outsourcing… y desventajas

Después de conocer qué es el outsourcing debemos evaluar si es una solución que se adapte a las necesidades de nuestra empresa y en ese caso a qué procesos o tareas. Para ello es interesante ver qué ventajas y desventajas generales tiene el outsourcing.

Ventajas del outsourcing

  • Reducción de costes operacionales: El outsourcing evita muchos costes relacionados con la contratación de personal, el alquiler de espacios, la compra de maquinaria, software y otros gastos administrativos. Por ejemplo, para una empresa pequeña, la compra de un softwares específico de marketing puede resultar prohibitiva; en cambio, al subcontratar el marketing a una agencia, puede disponer de los beneficios de este software cuyo coste reparte la agencia entre todos sus clientes.
  • Agilidad: Gracias al outsourcing no es necesario perder tiempo en formación de equipo, en configuración de maquinaria o en ajustar procesos. De todo esto se encarga la empresa o el profesional contratados.
  • Foco en los procesos core del negocio: Cuando una empresa externaliza tareas que no son estratégicas para su negocio, puede focalizarse en aquellas que realmente lo son. Se evitan distracciones innecesarias y se consigue un mayor rendimiento.
  • Expertise: Cuando se subcontrata una tarea normalmente se hace a empresas o profesionales que están especializados en ese campo de trabajo. Disponen de más herramientas,
  • Reducción de riesgo: Como consecuencia de los puntos anteriores y de evitar importantes inversiones iniciales, lo que consigue el outsourcing es una reducción del riesgo. Es gracias a esta reducción del riesgo que muchas emprendedores se lanzar a montar sus  empresas y que muchas grandes empresas se prestan a trabajar en nuevos proyectos.

Desventajas del outsourcing

  • Pérdida de control: Es inevitable, si subcontratados determinadas tareas, perdemos parte del control de las mismas. Normalmente esto no tiene porque suponer un problema si el responsable de estas tareas actúa según nuestras especificaciones y necesidades.
  • Falta de coordinación: Muy relacionado con el punto anterior está la falta de coordinación. Para evitar perder el control, debemos tener un buen sistema de comunicación y coordinación con la empresa o la persona subcontratada. Pero esta coordinación, por norma general es peor que la que se suele tener de forma interna en la empresa ya que el trabajo en equipo es más complicado desde la distancia.
  • Exposición de información confidencial: Según cuales sean las tareas que se externalicen, parte de la información confidencial puede quedar expuesta a terceras partes. Esto es habitual en sobre todo en casos como la externalización de servicios financieros o secretariado ejecutivo. Esto tampoco es un problema siempre que la persona o empresa subcontratadas sean serías o de confianza.
  • Exposición de procesos de negocio: Del mismo modo que podemos exponer ciertos datos confidenciales de nuestra empresa. Con el outsourcing también corremos el peligro de exponer ciertos procesos de negocio críticos que podrían ser replicados por la empresa subcontratada o alguien de su entorno. Si estos procesos de negocio son eje de nuestra ventaja competitiva es mejor tratar de protegerlos o realizarlos de forma interna. No han sido pocos los casos de fabricantes que han llegado a copiar tecnologías de sus clientes para luego incorporarlas en sus propios productos.
  • Pérdida de experiencia personalizada: A veces, al externalizar procesos que tienen un impacto directo en la percepción que tienen nuestros clientes de nuestra empresa, se pierde la experiencia personalizada. Este problema es muy habitual por ejemplo en las empresas que externalizan la atención al cliente. No es difícil encontrar en foros todo tipo de críticas a estas empresas por personal que no sabe responder a las preguntas de los clientes, que no conocen bien el producto o que incluso hablan mal el idioma del cliente.

Una coordinación efectiva y ágil con los equipos y colaboradores externos es vital para que el outsourcing sea efectivo y evite muchas de las desventajas nombradas. Herramientas como TribeScale permiten precisamente establecer canales de comuniación y coordinación efectivos con dicho objetivo.

Servicios de outsourcing

Básicamente existen tres actores en el mundo outsourcing:

  • Empresas que realizan servicios de outsourcing.
  • Freelances que realizan servicios de outsourcing.
  • Intermediarios que conectan a las empresas con las diferentes opciones de outsourcing disponibles.

Cada uno de estos actores a su vez está especializado en diferentes áreas de trabajo; desde la producción industrial hasta el soporte al cliente pasando por otros sectores como los ejemplos que hemos nombrado anteriormente. Estas son algunas de las plataformas de Outsourcing más habituales:

Las tres están orientadas a la subcontratación de freelances y en ellas podemos encontrar servicios relacionados con el marketing, la creación de contenidos, las ventas o incluso la producción audiovisual. A pesar de que estos freelances no estarán integrados en nuestra estructura organizacional, es importante, como ya hemos comentado, coordinarse y comunicarse efectivamente con ellos.

Espero que este artículo sobre el Outsourcing te haya sido de utilidad. ¿Cuál es tu experiencia con esta práctica? ¿Has tenido problemas para gestionar equipos externalizados? ¿Cómo los has solventado?.

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