Gestión de equipos de trabajo eficaz en 7 pasos

¿Tienes problemas gestionando tu equipo o empresa? No te preocupes, no eres el único. Construir y gestionar un equipo de trabajo es una de las tareas más complejas a las que se enfrenta un manager o directivo y a su vez una de las más importantes para el funcionamiento de la empresa. La dificultad radica precisamente en la intervención de otras personas en la ecuación; cuando tenemos que gestionar nuestro rendimiento individual poseemos un control total sobre nuestra actividad, en cambio, cuando tenemos que gestionar el rendimiento de equipos, dependemos también de la actividad de otras personas; algo que no siempre podemos controlar aunque sí intentar dirigir. En este artículo vamos a ver 7 consejos para la gestión de equipos de trabajo que fácilmente podrás aplicar en tu empresa.

Además te explicaremos cómo TribeScale puede llevar la gestión de equipos en tu empresa al siguiente nivel, ayudándote a mejorar la comunicación y la coordinación de manera estructurada. Si más adelante decides seguir mejorando tus conocimientos sobre gestión de equipos o proyectos, puedes realizar la formación para obtener una Certificación PMP o Scrum Master.

Definición de equipo de trabajo

Lo primero sería definir que es un equipo de trabajo y si no sabéis a que nos referimos, es más sencillo detectar que no es. Cuando un único miembro decide y discute los objetivos de la organización, delega tareas pero más tarde supervisará de forma individual, en ocasiones en reuniones propuestas por él, claramente la estructura laboral no se organiza a través de equipos de trabajo.

Una definición correcta de equipo de trabajo sería el conjunto de personas que se relacionan directamente comprometidos a alcanzar un objetivo común con habilidades complementarias y una forma de trabajo donde se comparten responsabilidades aunque se conserva la individual de cada individuo.

Existe un líder pero todos los miembros del equipo participan en el diseño y enfoque de los objetivos. Se podría hablar de un liderazgo compartido aunque hay un manager que como director de orquesta fomenta la coordinación y el esfuerzo colectivo, siendo su objetivo principal construir un entorno psicológico adecuado donde el sentimiento de identificación del equipo entre sí sea un “nosotros” más que el “yo”. Así comunicación, coordinación, ritmo y objetivos son los elementos fundamentales que forman parte de la definición de equipo de trabajo.

Gestión de equipos de trabajo eficaz en 7 consejos

Cuando una persona adquiere por primera vez un rol de manager necesita desarrollar nuevas habilidades y descubrir herramientas que le faciliten el proceso. Debemos aprender a construir un equipo, a motivar a las personas, a comunicarnos de manera efectiva, a transmitir nuestra pasión a través del liderazgo y a coordinar todos los esfuerzos en una misma dirección.

Contratación de los miembros del equipo

Gestión de equipos de trabajo eficaz en 7 consejos

Independientemente del tipo de negocio que gestiones es importante tener un buen equipo que te ayude a avanzar y crecer. Pero encontrar a los empleados ideales es una tarea mucho más difícil de lo que puede parecer a simple vista. No es cuestión únicamente de descubrir personas con talento, debemos encontrar personas que compartan también nuestros mismos valores y a las que podamos llegar a admirar por su trabajo.

Jeff Bezos, fundador de Amazon, tiene tres preguntas decisivas que hacerse a si mismo cada vez que tiene que contratar a una persona, del mismo modo reta a su equipo de recursos humanos a hacerse estas mismas tres preguntas antes de cada contratación:

  • ¿Podrías llegar a admirar a esa persona?
  • ¿Alcanzará esa persona el nivel medio de efectividad del grupo de trabajo en el que va a entrar?
  • ¿En qué dimensiones podría llegar a convertirse en una super-estrella?

Al igual que para Jeff Bezos, para Mark Zuckerberg también es importante sentir admiración y respeto por los candidatos que van a pasar a formar parte de su equipo. Según las propias palabras Zuckerberg, su regla de oro es: “Sólo contrataría a alguien para que trabaje para mi si yo también podría trabajar para esa persona”.

Aunque sobre este tema podríamos escribir varios artículos y aún nos dejaríamos cosas, queremos resumir algunos de los consejos mas interesantes de varios managers de éxito:

  • Fijarse en el potencial de los candidatos y no sólo en sus habilidades o conocimientos actuales
  • Preguntar al resto del equipo su opinión
  • Hacer preguntas que te ayuden a descubrir la personalidad del candidato
  • Preguntarle por sus proyectos personales y objetivos a largo plazo para conocerlo mejor
  • Dejar que el candidato también haga preguntas durante la entrevista
  • Preguntar al candidato por la empresa para ver el interés que ha demostrado investigándola

De todos modos, debemos tener en cuenta que no siempre funcionan todas las contrataciones que hacemos y es por ello importante establecer primero un periodo de prueba en el que ambas partes puedan confirmar que se encuentran cómodas la una con la otra. Si pasado ese tiempo de prueba, las cosas no funcionan, será mejor que cada uno continúe su camino por separado. Alargar lo inevitable puede tener nefastas consecuencias para la cultura de la empresa.

Relación personal y team building

Gestión de equipos de trabajo eficaz en 7 consejos

En la gestión de equipos de trabajo es muy importante incentivar las relaciones personales. Esto no quiere decir que los trabajadores tengan que ser “los mejores amigos del mundo”, pero sí que debe existir una buena relación entre ellos. Un estudio del MIT’s Human Dynamics Laboratory demostró que a la hora de definir el éxito de un equipo, uno de los factores más relevantes era cómo de bien se comunicaba el equipo durante encuentros informales. O lo que es lo mismo, cómo de bien se lleva el equipo fuera de un contexto laboral.

¿Pero cómo podemos incentivar las relaciones personales? En primer lugar durante el proceso de contratación. Si las personas que contratamos para el equipo son compatibles y comparten los mismos valores es mucho más probable que se establezcan lazos personales entre ellas.

Además de esto, también es importante establecer ciertas actividades de team building que fomenten las interacciones no laborales. De todos modos tenemos que tener cuidado con la palabra team building; en los últimos años se ha granjeado mala fama. Para muchos team building significa actividades superficiales en las que te fuerzan a hacer algo que no quieres con un compañero con el que habitualmente no hablas. Pero para que el team building funcione se deben evitar precisamente todas esas situaciones raras e incómodas que podrían resultar invasivas a muchas personas. Se deben realizar actividades que resulten interesantes y que en sí mismas favorezcan la interacción voluntaria de los participantes.

Liderazgo e inspiración

Liderazgo e inspiración

El liderazgo es de vital importancia para maximizar la productividad, crear una cultura de empresa positiva y mejorar la motivación general del equipo. Por definición un líder no se tiene que enfrentar solo a los problemas sino que debe conseguir alinear y organizar a su equipo para hacerlo conjuntamente. En la gestión de equipos de trabajo es esencial que las personas adecuadas adquieran roles de liderazgo. Estas personas tendrán que ser las encargadas de inspirar a sus compañeros y llevarlos hacia el éxito, por ello es necesario que un líder tenga visión, sea optimista y posea buenas habilidades comunicativas.

Pero ¿cómo podemos convertirnos en un buen líder capaz de inspirar a un equipo? Estos son algunos tips esenciales:

  • Escuchar antes de hablar: No podremos entender a nuestro equipo si no lo dejamos hablar; lo mismo ocurre con clientes, seguidores o incluso amigos. Una característica básica de un líder es su capacidad para escuchar y entender los problemas antes de dar consejos o respuestas.
  • Mostrar empatía: La empatía es la capacidad de una persona para sentir la realidad de otra persona. Un líder tiene que ser capaz de ponerse en la piel de su equipo para entender todas las perspectivas de un conflicto y resolverlo de la manera más eficaz posible.
  • Demostrar confianza en el equipo: Un buen líder debe confiar en su equipo. Si se muestra desconfiado no será capaz de delegar las tareas de manera responsable y se entrometerá en minucias en lugar de dar las herramientas y el soporte que su equipo necesita para realizar un gran trabajo. Si un líder no confía en su equipo, este tampoco confiará en el líder.
  • Explicar el “¿por qué?”: Un líder tiene que asignar tareas y objetivos a su equipo pero también tiene que explicar por qué esas tareas y objetivos son importantes para el desarrollo de la empresa. No se hacen las cosas simplemente porque el líder así lo quiera, sino porque hay una explicación razonada que las avala. El “¿por qué?” es muy útil para que el equipo se sienta más valorado e integrado en el proyecto.

Objetivos, metas y transparencia

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La gestión de equipos o gestión de empresas debe basarse siempre en unos objetivos globales que definan el éxito del proyecto. Sin un objetivo claro el equipo dará tumbos indefinidamente sin encontrar el camino correcto. Es cierto que definir unos objetivos globales a un medio-largo plazo puede resultar complicado ya que es difícil encontrar el punto exacto entre unos objetivos que supongan un reto pero que a su vez no pequen excesivamente de optimistas.

Los objetivos globales de la empresa deben definir que se espera ella en un cierto periodo de tiempo, normalmente un año. Estos tienen que ser asimilados por toda la empresa a todos los niveles; directivos, departamentos, empleados… y tienen que ser medidos continuamente para saber exactamente cuál es el avance sobre ellos.

Una vez que tenemos unos objetivos bien definidos debemos plantear unas metas periódicas que nos ayuden a acercarnos progresivamente a dichos objetivos. Estas metas son más concretas y pueden concretarse a nivel de departamento o incluso a nivel individual. El valor que tienen estas metas reside en su capacidad de tangibilizar unos objetivos globales que de otro modo podrían parecer lejanos o difíciles de alcanzar.

La transparencia es esencial dentro de la empresa para que todo el mundo conozca los objetivos y metas que se establecen y los posibles cambios que se hacen en ellos. Si no existe una cultura de transparencia muchos empleados podrían llegar a frustrarse por no saber cuál es la dirección en la que avanza el proyecto. Además, como los objetivos y metas pueden variar con relativa facilidad, si no se comunican estos cambios a todos los niveles de trabajo es fácil que se produzcan problemas de coordinación y que la gente trabaje en una dirección equivocada de manera descoordinada.

Comunicación y coordinación de equipo

Gestión de equipos de trabajo eficaz en 7 consejos

La comunicación y coordinación de equipos es sumamente importante no sólo para mejorar la transparencia de la empresa sino también para mantener un alto nivel de productividad. Las reuniones y la comunicación directa fueron hast hace relativamente poco las únicas formas de comunicación y coordinación que existían en las empresas, pero el email, los sistemas de videoconferencia o las apps de mensajería directa, pronto comenzaron a cambiar esta situación.

Hoy en día se ha dado un paso más y ya existen herramientas específicas para la comunicación y coordinación de equipos como TribeScale. TribeScale es una plataforma que permite una comunicación estructurada por departamentos, proyectos o incluso reuniones. TribeScale funciona creando “tribus”, por ejemplo una tribu para el departamento de marketing, otra para el de ventas, una general para toda la empresa o una específica para el equipo interdepartamental que está trabajando en un nuevo producto. Dentro de cada tribu se crean diferentes temas para que la conversación esté bien estructurada. Por ejemplo, en el departamento de marketing se pueden crear temas como “Contenido para el blog”, “Métricas” o “Campaña X”. Dentro de cada tema pueden participar todos los miembros de la tribu como si se tratara de un whatsapp para empresas pero con funcionalidades avanzadas. Y es que además de un mayor orden en las conversaciones, TribeScale te permite por ejemplo crear y asignar tareas, tomar decisiones, lanzar preguntas automáticas de manera recurrente o compartir la información relevante generada en un tema con personas que no están dentro de la tribu.

Puedes comenzar a utilizar TribeScale gratis ahora.

Para coordinar a un equipo forma eficaz es importante que la comunicación esté muy orientada a la acción, es decir, que de nuestras conversaciones surjan decisiones y tareas que ayuden al avance de la empresa a través de las metas y objetivos marcados. Todas estas decisiones y tareas deben ser asignadas a un responsable para cerciorarnos de que se van a cumplir, pero esto es algo de lo que hablaremos en el siguiente punto.

Una forma de coordinar a un equipo de manera eficaz es a través de las llamadas reuniones de ritmo, es decir reuniones recurrentes que se celebran de manera periódica (diaria, semanal, mensual…) y que pueden tener un caracter informativo, operativo, táctico o estratégico. Descubre más sobre estas reuniones en el artículo “Las 5 reuniones de trabajo imprescindibles”. Todas estas reuniones las puedes desarrollar de manera presencial o de una manera asíncrona más flexible a través de TribeScale.

Responsabilidades individuales

Responsabilidades-individuales

Al trabajar en equipo es habitual que exista una disolución de la responsabilidad cuando se establecen objetivos y tareas colectivas. ¿Cuántas veces has asistido a reuniones en las que han surgido ideas que luego nadie ha realizado porque pensaban que no eran su obligación directa? Esto ocurre porque al estar en grupo no se establecen responsabilidades individuales sino colectivas y en las responsabilidades colectivas todos esperan a que otra persona de el primer paso.

En grandes empresas como Apple, para evitar este tipo de problemas, se han implantado sistemas DRI (directly responsible individual) en la gestión de equipos de trabajo. Estos sistemas consisten en asignar un responsable individual a cada una de las tareas o decisiones que surgen en conversaciones o reuniones colectivas. Por ejemplo, si durante una reunión surge la tarea de hacer una nueva web, como es una tarea en la que tienen que intervenir varias personas (diseñadores, marketing…) para evitar que caiga en saco roto, se establece un responsable individual. Este responsable será el encargado de hacer un seguimiento de la tarea hasta que esta se complete.

Con el sistema DRI la productividad de la empresa aumenta y la gestión de equipos resulta más sencilla. Si una tarea no ha sido realizada, será más fácil encontrar al responsable de la misma y entender cuál ha sido el motivo de que dicha tarea no se haya completado. De este modo se podrán tomar las medidas necesarias que faciliten el cumplimiento de las próximas tareas.

La importancia de saber delegar

La importancia de saber delegar

La gestión de equipos para un manager es imposible si este no aprende a delegar tareas. Existen muchos managers que tienen dificultades para delegar ya que consideran que de ese modo pierden cierto control sobre la empresa. El problema es que si no delegan las tareas que no les corresponden, no tendrán tiempo para gestionar al equipo o la empresa y las consecuencias serán mucho peores.

Además de liberarle más tiempo al manager, delegar tiene otros dos grandes beneficios: La eficiencia y el foco.

  • La eficiencia: Al delegar tareas a personas más especializadas que el propio manager se consigue una mayor eficiencia en el trabajo. Por ejemplo, un manager del equipo de marketing puede ser capaz de hacer una página web, pero, si delega esta tarea a un diseñador web, seguro que el resultado será mejor y el tiempo invertido menor.
  • El foco: Cuando un manager delega todas aquellas tareas que realmente no le corresponden es más fácil que se pueda enfocar completamente en las tareas que si son suyas. Este enfoque le permitirá ser más productivo al evitar interrupciones y switchings mentales entre tareas diferentes.

Para evitar la sensación de “pérdida de control”, el manager tiene que establecer con su equipo un sistema de reporte recurrente que le informe del estado de cada una de las tareas y objetivos cada cierto tiempo. Con este sistema de reporte tendrá la capacidad de dar soporte a aquellas tareas que vayan mal y además mantendrá una perspectiva global de cómo está funcionando su equipo.

Ejemplos de equipos de trabajo

Actualmente las empresas más innovadoras apuestan por los equipos flexibles, colaborativos y auto-organizados donde existe una burocracia mínima que permite a la organización mantenerse al día de las tendencias del mercado.

El banco ING es uno de los ejemplos de equipo de trabajo donde la filosofía que reina es la comunicación y la colaboración entre los distintos equipos creados por cada familia de productos, lo que ha permitido a la entidad holandesa ser más eficiente y ágiles en que su competencia directa.

Starbucks es otro ejemplo de integración del mensaje de equipo por parte de sus empleados a los que llama socios los cuales transmiten a los clientes los valores de la marca al sentirse parte de ella.

Nestlé, también está aplicando esta innovadora metodología en el seno de su organización y ha entendido que los miembros de sus equipos también deben beneficiarse de unos buenos resultados. Su estrategia consiste en dotar a los empleados con un dinero  sujeto a los rendimientos de la compañía para beneficios como seguros educativos o regalos en experiencias de bienestar.

Otro tipo de organizaciones como el gobierno británico están aplicando esta mentalidad de colaboración y su página web por ejemplo permite que los propios ciudadanos participen para resolver los fallos que se encuentre durante su navegación, lo que nos demuestra que todas las organizaciones y entidades pueden ser ejemplos de equipos de trabajo abiertos.

Ahora que ya conoces estos 7 aspectos fundamentales para la gestión de equipos de trabajo es el momento de que empieces a aplicar algunos de los consejos que hemos reunido en este artículo. Recuerda que una buena gestión de equipos es sinónimo de una mayor productividad en la empresa y una mayor motivación de los empleados.

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Showing 3 comments
  • Sarai - Team Building
    Responder

    Algo que sirve de mucho es medir el clima de trabajo y en base a eso realizar actividades como team buildig, en lo personal me agradan mas las actividades outside, el estrés baja mucho y con dinámicas los miembros de equipos de trabajo crean confianza en un clima ameno y consiguiendo el desarrollo de habilidades de coordinación, confianza y seguridad que por consecuencia se obtiene productividad.

  • Marai - Integracion laboral
    Responder

    Tomar en cuenta las necesidades de los empleados a grado individual y como grupo nos ayudara planear bien actividades que se enfoquen a tales necesidades lo cual lograra fortalecer y mejorar la comunicación y confianza entre los mismo integrantes del equipo de trabajo.

  • Keyla - Cursos en Guadalajara
    Responder

    Excelente articulo gracias, también el estimular a los equipos con proporcionar los conocimientos mas actuales con capacitaciones ayudara a que estén seguros y con la debida confianza para lidiar con eficacia las diferentes circunstancias laborales que existan.

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