Comunicación organizacional: Todas las claves para que sea un éxito

La comunicación organizacional es uno de los factores críticos de éxito empresarial. Cada día son más los directivos que advierten la importancia de una correcta comunicación interna para alcanzar de forma efectiva los objetivos en sus empresas. Pero no sólo eso, la comunicación organizacional afecta directamente a numerosos aspectos de la compañía: como la motivación de los empleados, la relación con los clientes, la agilidad en la toma de decisiones o la capacidad de innovación.

Establecer un buen plan de comunicación organizacional parece una cuestión vital, no sólo en grandes empresas, sino también en pequeñas y medianas que están comenzando a crecer. Es por este motivo que hemos decidido desarrollar este artículo en el que veremos qué es la comunicación organizacional, los tipos de comunicación organizacional existentes, cómo mejorar la comunicación organizacional y algunas herramientas que podremos utilizar para conseguirlo.

La comunicación en la empresa

Comunicación organizacionalA pesar de que es un concepto que lleva mucho tiempo sobre la mesa, la comunicación en la empresa no ha sido un aspecto muy tenido en cuenta por los directivos y managers hasta hace relativamente bien poco. Con el cambio de paradigma actual en el que la eficiencia ha perdido importancia frente a la agilidad, es cuando las empresas han comenzado a concienciarse de la importancia de la comunicación. Y es que si partimos de la base de que toda actividad humana implica comunicación, resulta impensable que las empresas no le otorguen la importancia que merece.

Los comunicadores acostumbran a hablar de la empresa como “un todo”. Sin embargo, creemos que la comparación con el cuerpo humano resulta más adecuada y fácil de comprender.

El cuerpo humano posee sus sistemas y sus órganos, los cuales dependen directamente los unos de los otros. Es decir, si hay un mínimo error en alguno de los sistemas, los órganos se verán afectados. Por ejemplo, si en un cuerpo humano fallan los nervios, el cerebro dejará de recibir informaciones como “mover la mano” o “mover las piernas” y la persona será incapaz de mover ni una ni otra. Y, pese a que todos diríamos que el cerebro es uno de los órganos más importantes del cuerpo, éste es inútil sin el trabajo de los demás organismos. En una empresa ocurre exactamente lo mismo. Si se produce el mínimo error en alguno de los distintos departamentos, todos los demás sufrirán las consecuencias y la organización dejará de obtener los resultados esperados. Es aquí donde entra en juego la comunicación.

La comunicación pues, será la encargada de que el cuerpo humano empresarial funcione adecuadamente. Facilitará la resolución de los problemas de los más bajos cargos o se asegurará de que todos y cada uno de sus engranajes se encuentran en buen estado y están cumpliendo con sus tareas de forma adecuada, entre otras cosas. En otras palabras, la comunicación será quien se asegure de que la empresa funcione como un todo y no como áreas de trabajo independientes. De este modo, los esfuerzos de todos los empleados se verán dirigidos hacia un mismo fin concreto: el logro más eficiente de los objetivos de la empresa.

Por lo general, una buena gestión de la comunicación dentro de la empresa suele traducirse como una gran ventaja competitiva. No obstante, a continuación mencionaremos algunas de las ventajas que ésta ofrece:

  • A través de una buena comunicación es mucho más sencillo transmitir la identidad corporativa a los trabajadores y hacer que estos se sientan identificados con ella.
  • Generar una cálida atmósfera de trabajo donde todos los empleados se sientan a gusto y sean más eficientes con la consecución de los objetivos de la organización. Así como generar buenas relaciones entre los altos cargos y los bajos.
  • Mayor competitividad empresarial así como mejor adaptación a los cambios del entorno.
  • Aumentar participación entre los empleados, haciendo que se sientan parte de la empresa, logrando así una implicación total con los objetivos y por lo tanto, haciendo más fácil el reconocimiento de cualquier situación de crisis.

¿Qué es la comunicación organizacional?

La comunicación organizacional es cualquier tipo de comunicación que se dé tanto dentro como fuera de la empresa. Ésta cumple una función clave a la hora de mejorar las relaciones interpersonales y la cultura de la empresa. Normalmente hace referencia a la comunicación interna y por ello será el apartado en el que nos centraremos más adelante. Su labor consiste en optimizar las tareas de los empleados y exprimir al máximo el talento humano y material.

comunicacion organizacionalLa base de la comunicación organizacional reside principalmente en aquello que veníamos comentando anteriormente. Si somos capaces de crear una buena cultura corporativa y además, de transmitirla mediante adecuados procesos de comunicación; lograremos que los empleados se sientan identificados y que luchen con todas sus fuerzas para lograr los objetivos propuestos. En pocas palabras, es el eje fundamental de la empresa ya que una comunicación eficaz permite la optimización de las ventas y por supuesto, que se genere un adecuado clima de trabajo.

Tipos de comunicación organizacional

Es cierto que a día de hoy, la gran mayoría de empresas se preocupa por mantener una correcta comunicación dentro de su organización. No obstante, muchas veces el término “correcta comunicación” se asocia únicamente con la comunicación formal; un error muy común entre las empresas. Por lo tanto, el siguiente apartado estará dedicado a la explicación de los distintos tipos de comunicación.

Comunicación formal

En primer lugar encontramos la comunicación formal. Es el tipo de comunicación más conocida y recurrente entre las organizaciones. Esta se produce cuando es la misma empresa la encargada de establecer las vías de comunicación de la organización; y lo hace siguiendo los niveles jerárquicos establecidos. En este caso, el objetivo principal reside en dar órdenes o instrucciones exclusivamente de trabajo. La comunicación formal es importante, pero no es la única. Es decir, es cierto que toda empresa necesita de comunicación formal; pero no puede ser ésta nuestra única comunicación ya que de este modo no seremos capaces de integrar a los trabajadores y hacer que se sientan parte de la empresa.

Comunicación informal

A diferencia de la anterior, la comunicación informal se aleja de cualquier protocolo establecido ya que surge de forma espontánea entre los trabajadores de la empresa. Por lo tanto, no supone ningún tipo de trámite burocrático y además, muchas veces permite obtener información especial. Tal vez por el hecho de que surja entre ambientes de confianza y poco formales, los grandes gerentes no prestan la atención que merece a este tipo de comunicación. No obstante, a muchos de vosotros os sorprendería lo que podríais aprender y la información que podríais obtener de la conversación del almuerzo con vuestros empleados.

Comunicación oblicua

Por último, la comunicación oblicua se da cuando uno de los altos cargos siente la necesidad de una respuesta concreta por parte del trabajador. Esta comunicación viene determinada por la organización puesto que, surge por la necesidad de coordinación intergrupal.

Flujos de comunicación

En función de la dirección que sigue el mensaje que se envía podemos encontrar tres tipos de comunicación. La comunicación descendente, donde el mensaje se dirige hacia abajo; la comunicación ascendente, cuando se dirige hacia arriba; y por último la comunicación horizontal, cuando se da entre personas del mismo nivel.

Comunicación descendente

La comunicación descendente es aquella que cualquier trabajador ha vivido. La dirección que sigue el mensaje en este caso es descendente ya que viene dada por los altos cargos y se dirige a los empleados. Se da cuando los altos cargos mandan órdenes muy concretas sobre cómo realizar el trabajo a sus subordinados. El objetivo principal de este tipo de comunicación es asegurarse de que los empleados absorban todas las instrucciones con el fin de que sean capaces de realizar de forma eficiente su trabajo.

Comunicación organizacionalEste flujo de comunicación es necesario pero jamás será el principal, ya que la comunicación descendente se olvida de la opinión de sus trabajadores. Y no podemos olvidar que la diferencia entre resultados buenos y óptimos no depende de nadie más que de los trabajadores. De ese modo, un abuso de este tipo de comunicación puede provocar que el empleado no se sienta parte de la empresa y por lo tanto, no esté motivado para dar el 200% de sí mismo para la consecución de los objetivos de la organización.

 

Comunicación ascendente

A diferencia de la anterior, la comunicación ascendente no suele tener el mismo peso en la organización. Y, aunque se encuentre en la gran mayoría de las empresas, las diferentes formas de tratarla son claves a la hora de analizar porqué unas obtienen resultados de 10 y otras de 5.

La comunicación ascendente se produce cuando le flujo de comunicación va desde el trabajador hacia los directivos. Este tipo de comunicación es la forma que tiene la organización de conocer la opinión de sus trabajadores. Sin embargo, lo que suele ocurrir por regla general es: o bien para enviar una queja a los altos cargos tu mensaje tiene que pasar por mil trámites burocráticos; o bien cuando llega los jefes hacen la vista gorda y no le prestan atención.

La comunicación ascendente es una de las más importantes para la organización. Sin embargo, es la a la vez, una de las más menospreciadas. Ya hemos comentado anteriormente la fuerza que puede tener dentro de la empresa conocer la opinión de tus trabajadores. No obstante esta es una de las mil ventajas que ofrece potenciar este tipo de comunicación. Tener una mejor visión y anticipación ante las posibles crisis o crear una mejor atmósfera de trabajo son algunas de ellas.

Si bien es cierto que la mayoría de empresas todavía no poseen esta mentalidad, algunas de las más exitosas llevan mucho tiempo aplicando esta teoría. Empresas como Google, quien le proporciona a sus trabajadores grandes buffets de comida o espacios de descanso gratuitos; o Facebook quien opta por motivar a sus trabajadores a través de espacios de trabajo exquisitos.

Comunicación horizontal

Entre la comunicación descendente y la ascendente encontramos la horizontal; la cual se produce entre trabajadores del mismo nivel jerárquico. El objetivo principal de este tipo de comunicación se centra en integrar a los trabajadores en un mismo nivel y, por lo tanto, en mejorar la cooperación de todos ellos.

 

De nuevo, la importancia que se le da a este tipo de comunicación es sin duda, menor que a la que se le da a la comunicación descendente. Sin embargo, esto no significa que sea menos importante que ésta. De hecho, las ventajas que ofrece la buena gestión de la comunicación horizontal son muchas. Dinamizar el trabajo dentro de la empresa, agilizar la solución de problemas, evitar la distorsión de los mensajes, los malentendidos y la deformación de los mensajes o mejorar la productividad, son algunas de ellas. En general, podemos decir que una buena comunicación horizontal potencia la integración de los trabajadores y mejora el intercambio de ideas entre los distintos departamentos.

Cómo mejorar la comunicación organizacional

Tras conocer el gran abanico de ventajas que ofrece una buena comunicación organizacional os preguntaréis: ¿cómo aplicarlo a mi empresa? Tomad nota porque a continuación desvelaremos los mejores consejos y herramientas para lograrlo.

Previo a la implementación de las herramientas, nos deben quedar claros los siguientes puntos. En primer lugar, es imprescindible dar a conocer a tus empleados la visión y misión de la empresa desde el minuto 1. Y no solo esto, sino que debemos asegurarnos de que estos dos aspectos se entiendan. De esta forma evitaremos confusiones por una parte. Y por otra, el hecho de conocer los objetivos a corto plazo y a largo plazo es clave a la hora de motivar a los empleados.

En segundo lugar, debemos ser capaces de fomentar el trabajo en equipo. Asimismo, organizar escapadas fuera de la oficina y completamente ajenas a la empresa será otro de los factores claves para generar un ambiente de trabajo ideal y convertir la comunicación organizacional en la ventaja competitiva de tu empresa.

En tercer lugar, cuida de los empleados. Recuerda que su bienestar se transformará en beneficios económicos en tu cuenta bancaria, por lo tanto proporcionales todo lo necesario. Un buen comienzo podría ser ofreciendo desayunos gratuitos y amplias zonas lúdicas donde puedan descansar y evadirse del trabajo.

Por último, como ya hemos comentado varias veces, escuchar a los trabajadores es fundamental. Por ello, organizar reuniones es la forma perfecta de atender a las quejas y necesidades de tus empleados, ya que será de una forma directa y personal, generando así mayor confianza.

Herramientas de la comunicación organizacional

Ahora bien, en el caso de que ya hayáis tenido en cuenta los puntos comentados anteriormente y lo que queréis es mejorar notablemente la comunicación organizacional, prestad atención a la selección que hemos realizado sobre las que hemos considerado las mejores herramientas para mejorar la comunicación organizacional.

  • Newsletter: uno de los mejores amigo de la comunicación interna. Para los menos entendidos, se trata de una publicación digital que se envía de forma periódica a los suscriptores de la organización. La táctica de la herramienta consiste en utilizar las newsletter para enviar a los empleados noticias relacionadas con el sector de la empresa. ¿Qué logramos con esto? Por una parte mostrar interés hacia los trabajadores. Y por otra parte, que estén al día de las noticias del sector.
  • Encuestas. Sí, lo sabemos. Es una herramienta antigua y muchos diréis que es poco útil. Sin embargo, hoy os digo que sí, que pese a tratarse de una herramienta antigua es muy eficaz. Es fácil de implementar, requiere poco tiempo y además tiene unos costes mínimos. Con las encuestas podrás escuchar las sugerencias de tus trabajadores. Y créeme, que si lo haces te sorprenderán las aportaciones que pueden llegar a hacer.
  • Comidas fuera de la empresa. Sí, has leído bien. ¡Sal a comer con tus empleados! Resulta increíble cuantísimo puedes aprender de ellos si te esfuerzas en prestarles atención. Eso sí, siempre debes dejar claro cuál es el objetivo de la comida.
  • Canales informales. Tras la llegada de Whatsapp miles y miles de empresas han optado por esta aplicación para comunicarse entre ellos. Si bien es cierto que resulta útil, al igual que la red social interna, para comentar aspectos de la organización de manera informal; también es cierto que los riesgos que comporta el hecho de compartir información valiosa de la organización a través de este tipo de aplicaciones son elevados. Por lo tanto, este tipo de herramientas resulta útil para fomentar las conversaciones informales pero muy poco útiles para compartir datos de la empresa.
  • Red social interna. Se trata de una red social reducida a tus empleados. Por lo general, suele ser más útil para empresas con una gran cantidad de empleados. El objetivo de esta herramienta se basa en comentar aspectos de la empresa con un tono más relajado generando así una mayor confianza entre los trabajadores.
  • El manual del empleado. Resulta muy útil repartir entre los trabajadores este tipo de documento, ya que en él se recogen desde la identidad, los valores o la misión hasta la filosofía de la empresa. De esta forma, el empleado conocerá mejor la esencia de la organización y, en el mejor de los casos podrá sentirse identificado con los valores de la empresa, lo cual servirá para motivarle.
  • Videoconferencias. Una de las técnicas más recurrentes debido a su poco coste y su gran efectividad. Resulta especialmente útil para los empleados que se encuentran en distintas zonas geográficas.
  • Círculos de calidad. Consisten en un grupo de pocas personas – entre cuatro y ocho- que se reúnen voluntariamente de forma regular para encontrar fallos en la empresa y soluciones para los mismos. Con el fin de que este tipo de reuniones sean lo más eficaces posibles, las personas reunidas deben entregar a los altos cargos un informe con lo comentado.
  • Eventos. Al igual que las comidas, es una herramienta muy útil para motivar a tus empleados y hacer que se sientan parte de la organización. Por lo general, se trata de una herramienta que utilizan más las grandes empresas debido al coste que acarrea. Sin embargo, con un poco de creatividad y participación es posible organizar un evento en una empresa pequeña y lograr los mismos resultados.
  • TribeScale. Primero los chats de empresas, más tarde las plataformas de coordinación, y ahora, TribeScale. Si bien las anteriores herramientas mejoraron en gran medida la comunicación y la coordinación, olvidaron aspectos importantes: el ritmo y los objetivos. Frente a eso, la herramienta TribeScale ha desarrollado un sistema de preguntas automáticas, lo cual le permite llevar un seguimiento constante de la organización.
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